従業員数が増えてくると、電話の取次ぎをはじめ、自動応答や通話録音など、電話を管理するシステムが必要になります。
これらを行う装置が、PBX（ピー・ビー・エックス）と呼ばれる、外線の接続を管理・制御したり、内線同士をつなげたりするシステムです。規模の小さいものや小規模なオフィス向けのものを「ビジネスホン」ということも多いですが、おおよそ同じものです。
近年では、オフィスのフリーアドレス化やリモートワーク化が進んでおり、働き方の変化に合わせた電話システムを構築できるかどうかによって企業の生産性に違いが生まれるようになっています。
この記事では、はじめてPBXの導入を検討している企業担当者に向けて、PBXとは何か？そして、基本的な機能について簡単にご紹介しています。
PBXとは何か？
「PBX」は "Private Branch eXchanger"の略で、日本語に訳すと、「構内交換機」または「内線電話交換機」となります。
オフィスに設置された数多くの電話機を制御するための装置のことを指しています。PBXを導入することで、外部との電話のやり取りや、内線の制御が可能になります。
たとえば、外部からかかってきた顧客からの電話を一旦保留して、社内の担当者の在籍を確認した後に転送するといった処理も、PBXによって実現されています。
PBXの基本的な機能
PBXを導入することによって、どのようなことができるようになるのでしょうか？その基本的な機能について紹介していきます。
①発着信の制御
PBXでは、外線通話の発信と着信の両方を制御します。
契約している外線番号と実際に発着信させたい部署の内線番号を紐付けすることで、発着信を管理する機能です。
発信時には、電話機や部署ごとに電話番号・電話回線を選ぶことができます。また、着信時にも、かかってきた電話番号に従って、着信する電話機を振り分けることができます。
②内線化機能
PBXによって、オフィス内にある電話機間の内線通話も可能となります。最近では、社員のスマートフォンとの通話を内線化することもできるようなものも増えてきています。
PBXを用いて本社と支店との間の拠点間接続をすれば、遠隔地であっても内線化することができます。その場合は、外線を利用しないため、通話料金が発生しません。それによって通話コストを削減することができます。
③転送機能
PBXにはたくさんの転送機能の種類があります。代表的な機能について紹介します。
- 不在転送 不在時や忙しくて誰も電話に出られないときに、事前に指定した番号に転送
- 話中転送 電話機が通話中の際に、設定した電話機に転送
- 応答遅延転送 設定した呼び出し音の回数内に応答がない場合に、あらかじめ指定した別の電話機に転送
- 着信選択転送 設定した条件に合う着信を事前に設定した電話機に転送
- 圏外転送 スマホを内線に使用する際、スマホが圏外にある場合は別の電話機に転送
- 保留転送 一旦、電話機で通話してから保留ボタンを押して別の電話機に転送
これらのきめ細かい転送機能によって、顧客を待たせることなくスムーズにコミュニケーションがとれるため、顧客満足度の向上につながります。
また、「スマホ内線化」のところで紹介したように、スマートフォンを内線化して使えるため、外出中の営業担当者宛に電話がかかってきた場合でも、その電話を営業担当者のスマートフォンに転送することができます。
それによって、折り返しなどで商談の機会を逃したり、顧客を待たせてしまうことを回避することが可能になります。
④代表番号着信接続
代表電話番号に着信した電話を、あらかじめ作成しておいたグループの電話機につなぐ機能もあります。
代表番号への着信の場合、自動応答で最初に部署に振り分けたいなどの希望もあると思いますが、このような機能も「自動音声応答」機能として設定可能です。
⑤パーク保留
いったん保留にした通話を、別の電話機で引き継いで受けられるようにする機能です。
通話中に「パーク保留」ボタンを押すと、別の任意の電話機で外線を受けられます。かかってきた外線を誰に転送したら良いか分からない状態でいったん保留にした場合でも、しかるべき担当者が別の電話機で引き継いで通話を再開することができます。
まとめ
本稿は、はじめてPBXの導入を検討している企業担当者に向けて、PBXについて基本的な機能について簡単にご紹介しました。
企業にとって必須ともいえるPBXですが、IP化やクラウド化といった変化に加えて、近年では「ユニファイド通信」と呼ばれる、電話だけでなく、SNS、チャット、オンライン会議といったような、様々なコミュニケーション手段の統合において重要な役割を占めています。
大手企業でない限り、経営者や総務担当者が選定者となっているため、ITやネットワーク関連の知識面でこうした動きを理解して有効に活用することが困難な状況になってきていると言えるでしょう。
コピー機などと一緒にまとめて契約してしまっていて、「PBXのことはよく分からない」という状況の事業者が多いのが現状です。
当社（まほろば工房）は、ネットワーク構築の専門知識と経験を豊富に有しており、国内大手通信機器メーカー以外ではほとんど製造されていないPBXを開発しているPBXメーカーです。
貴社にとって、生産性の向上や、ユニファイド・コミュニケーションへの対応を見据えた最適な電話システム構築の相談に乗ることができますので、お気軽にご連絡ください。
